一.設(shè)計階段 與展位搭建公司溝通設(shè)計前期的要求,展覽公司開始做方案,初稿做好,修改。
并讓展覽公司提供報價。 二.簽約階段 參展商跟展位搭建公司確定好工程價格,明確相互配合要求,簽定合同。
三.跟進階段 完成主辦、主場、展館等各項手續(xù),雙方確認(rèn)施工圖的尺寸跟細(xì)節(jié)。 四.制作階段 搭建公司工廠按照確認(rèn)的施工圖圖紙下料制作主體。
五.現(xiàn)場施工階段 展館現(xiàn)場展位搭建,配合客戶展品進場,客戶驗收。 六.展會期間及撤場階段 展會期間搭建公司安排好現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù),維護展位正常參展,展會結(jié)束,現(xiàn)場安全的拆除展位。
品邦會展公司為您參展排憂解難。
個問題很寬泛呀,展會可大可小,且涉及的行業(yè)不同,涉及的類型不同,這里邊的工作是完全不同的。
說一個,你是主辦方,邀請電子產(chǎn)品廠家做一個電子產(chǎn)品展會的例子 1.第一方面肯定要定好展會方向,主題,以及達到的效果預(yù)測,投入預(yù)測等等; 2.把備選地點,備選活動,預(yù)計邀請參展企業(yè),涉及環(huán)節(jié),以及費用,收費標(biāo)準(zhǔn)等都有一個測算; 3.這些都想好后,制作材料,包括主題(扣一些大帽子,特點突出,如中國互聯(lián)網(wǎng)高端展會),預(yù)計規(guī)模,各種到場大咖等; 4.然后就是用這個方案去招商,招商說白了是共贏為前提,有時利用一些脅迫,當(dāng)然要是差不多真實的,不能騙,或者競爭對手壓力,國美都參加了,蘇寧你看你要不要在那里,等等; 5.找場地,聯(lián)系幾個可能的場地,根據(jù)不同規(guī)模,最終定用哪個場地; 6.安排相關(guān)節(jié)目,本身展會可能會無聊,這里邊相關(guān)的活動可以安排一下,當(dāng)然活動有意義,費用可招商; 7.媒體投放安排方案,或者買家邀請,就看是何種展會了; 8. 各種應(yīng)急,安保事宜安排,要安全,不能有隱患; 9.最后就是事后效果的包裝和安排,后續(xù)的包裝和宣傳有很大好處,各種展會都是做幾年后就出名了,針對一個小區(qū)的展會等具體問題具體分析.。
一般地,展會立項策劃主要包括以下內(nèi)容:
1、辦展市場環(huán)境分析:包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析,對國家有關(guān)法律、政策的分析,對相關(guān)展會的情況的分析,對展會舉辦地市場的分析等。
2、提出展會的基本框架:包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。
3、展會價格及初步預(yù)算方案。
4、展會工作人員分工計劃。
5、展會招展計劃。
6、展會招商計劃。
7、展會宣傳推廣計劃。
8、展會籌備進度計劃。
9、展會服務(wù)商安排計劃。
10、展會開幕和現(xiàn)場管理計劃。
11、展會期間舉辦的相關(guān)活動計劃。
12、展會結(jié)算計劃。
具體的億度國際會展GZ號認(rèn)為可以尋找一些方案進行參考。
設(shè)計流程 1. 對企業(yè)進行有針對性的市場調(diào)研 收集有關(guān)本項目的各種資料,包括文字、圖片以及錄像等活動資料。
對收集的資料分類編排,結(jié)集歸檔。 2. 制定詳細(xì)完整的會展策劃方案 確定會展的目標(biāo)市場、會展的規(guī)模、展品的選擇,評估觀眾數(shù)量的多少和展覽面積的大小以及參展的費用預(yù)算。
3. 實施前的培訓(xùn) 讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神,熟悉策劃方案要求,掌握實施方案的工作方法、步驟和技巧。 4. 印刷材料的設(shè)計制作 利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳,擴大企業(yè)的影響力,吸引更多的目標(biāo)客戶。
5. 展臺的布置及展示 設(shè)備的調(diào)試安裝,展臺的人員配備。 6. 相關(guān)的會展服務(wù) 根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛;根據(jù)參會人員的喜好,預(yù)定各種形式的餐會,推薦不同的用餐地點;根據(jù)參會人員的喜好,為其設(shè)計不同的休閑方式,設(shè)計專門的旅游線路,介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。
7. 做好對活動的評估 開好總結(jié)會,做好善后公關(guān)工作。 會展服務(wù)項目 視聽設(shè)備租賃,展示道具制作,展廳專賣裝潢,舞臺設(shè)計燈光表演,花草租賃,美工制作,拆裝運輸,大型倉儲,大型活動安排,禮儀,司儀,各地巡演,舞臺制作、租賃。
編輯本段會展籌劃細(xì)節(jié) (一) 邀請 不管什么樣的會議或者展覽,主辦者當(dāng)然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者,邀請的方式非常重要。
通常情況下,邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個程序。 1. 信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。
通常的信息發(fā)布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等,有些還附送會議(展)企劃書,可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。 2. 回執(zhí)——對于主辦者來說,回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一。
回執(zhí)收到后,通常需要統(tǒng)計(回執(zhí)單的設(shè)計非常重要,應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的,應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達目的地的時間、迎送要求等等)和確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會務(wù)費用是否交納為標(biāo)志),接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排,回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。 3. 回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)或者電話均可。
回執(zhí)需要注意的是,如果會展課題允許,應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等,如果回執(zhí)清楚,那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認(rèn)通知——如果會務(wù)費用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn),需要發(fā)出確認(rèn)通知。
同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。 (二) 簽到與入住安排 如果是小型商務(wù)會議,簽到相對簡單,僅僅是名錄登記。
但如果是大型會議或者展覽,那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。通常情況下,會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂,必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能,盡量使用電腦簽到。
一般情況下,簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全,對于簽到及入住安排有很大幫助。
(三) 餐飲安排 一般而言,展覽不統(tǒng)一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外),會議通常統(tǒng)一安排餐飲。 餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。
類別有中式、西式及清真系列。 統(tǒng)一安排餐飲的會議,對于成本的控制非常重要,自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求),可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜,嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬,特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。
圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有:開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。
需要提醒的是,會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況,不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐,可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法,以保證就餐者的權(quán)益。
(四) 秘書服務(wù) 所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的,在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算,不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。
如果通過代理公司操作,那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可,由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。
聲明:本網(wǎng)站尊重并保護知識產(chǎn)權(quán),根據(jù)《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護條例》,如果我們轉(zhuǎn)載的作品侵犯了您的權(quán)利,請在一個月內(nèi)通知我們,我們會及時刪除。
蜀ICP備2020033479號-4 Copyright ? 2016 學(xué)習(xí)鳥. 頁面生成時間:3.771秒