計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域里的應(yīng)用越來(lái)越廣泛,很多企業(yè)都已經(jīng)實(shí)施或正在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。
使用計(jì)算機(jī)來(lái)從事會(huì)計(jì)工作,不可避免會(huì)帶來(lái)一些數(shù)據(jù)處理方式的改變,如賬務(wù)處理程序、登記總賬與明細(xì)賬的順序、內(nèi)部控制方法等。其中,計(jì)算機(jī)錯(cuò)賬的更正也與手工方式有所不同。
我們知道,由于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性和多樣性,會(huì)計(jì)人員在編制記賬憑證的過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò),產(chǎn)生的差錯(cuò)可分兩種情況:一種是錯(cuò)誤產(chǎn)生在登賬以前,另一種是錯(cuò)誤產(chǎn)生在登賬過(guò)程中和登賬以后。第一種差錯(cuò),對(duì)賬簿和以后的數(shù)據(jù)處理沒(méi)有影響,因此可以通過(guò)直接修改相應(yīng)的憑證來(lái)更正;第二種差錯(cuò),影響到賬簿數(shù)據(jù)的正確性和以后的數(shù)據(jù)處理,如報(bào)表數(shù)據(jù)的生成,因此,這種差錯(cuò)必須更正。
在手工系統(tǒng)通常有劃線(xiàn)更正法、紅字更正法和補(bǔ)充登記法三種更正方法,而在會(huì)計(jì)算電化中記賬工作由會(huì)計(jì)核算軟件來(lái)完成。當(dāng)發(fā)現(xiàn)已記賬的憑證文字摘要與金額有錯(cuò)誤時(shí),軟件只能提供留有痕跡的更正功能,下面就三種更正方法在手工記賬與會(huì)計(jì)電算化記賬工作中的區(qū)別及應(yīng)用分析如下:1 劃線(xiàn)更正法劃線(xiàn)更正法在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中適用于結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)賬簿上所記的文字或數(shù)字有錯(cuò)誤,但不是記賬憑證的錯(cuò)誤。
一、會(huì)計(jì)科目記錯(cuò),有憑證本身用錯(cuò)科目和憑證正確但登賬時(shí)錯(cuò)記賬戶(hù)兩種情況,不同情況應(yīng)采用不同的方法加以調(diào)整。
二、具體做法:
1、記賬憑證是正確的,登賬時(shí)科目記錯(cuò)??捎谩皠澗€(xiàn)更正法”。即錯(cuò)記賬戶(hù)上本條摘要文字和金額用一條紅線(xiàn)劃掉,并由相關(guān)人員蓋章,再根據(jù)憑證在應(yīng)記的科目中補(bǔ)充這項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄。
2、由于記賬憑證的會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤而導(dǎo)致的記錯(cuò)賬戶(hù),應(yīng)采用紅字更正法。即先用紅字填寫(xiě)一張與原錯(cuò)誤憑證科目金額均相同的記賬憑證(指憑證中金額用紅字,登賬時(shí)也用紅筆登記),摘要欄注明沖銷(xiāo)某年某月XX號(hào)憑證,并據(jù)以登記賬戶(hù),以注銷(xiāo)原錯(cuò)記的科目記錄。再編制一張正確的記賬憑證,重新登記入賬(按正常記賬方法,用藍(lán)或黑筆記)。
三、憑證中凡同時(shí)涉及到總賬和所屬明細(xì)賬的,根據(jù)平行登記原則,必須同時(shí)按以上方法進(jìn)行更正。
四、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》明確指出,記賬錯(cuò)誤必須按規(guī)定的方法予以更正,不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡,不準(zhǔn)重新抄寫(xiě)。
一、紅字更正法 在電算化中,紅字用負(fù)數(shù)表示,因此,紅字更正法也可稱(chēng)為負(fù)數(shù)更正法。
在電算化中,紅字更正法適用范圍與手工會(huì)計(jì)環(huán)境一樣,主要更正以下兩類(lèi)錯(cuò)誤:一是登賬后,發(fā)現(xiàn)記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目或方向錯(cuò)誤。二是登賬后,發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸科目正確,只是應(yīng)填金額小于所填金額。
記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目或方向錯(cuò)誤的更正。更正時(shí),首先用紅字編制一張同錯(cuò)誤的記賬憑證一樣的記賬憑證,并在摘要欄中注明“沖銷(xiāo)某月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”,并錄入機(jī)內(nèi),這樣原有的錯(cuò)誤記錄均被沖銷(xiāo)。
同時(shí),填制一張正確的記賬憑證,在摘要欄中注明“更正某月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”,并錄入機(jī)內(nèi)。 例1:2014年10月,王會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)自己在9月份把街道補(bǔ)助給A學(xué)校的人員經(jīng)費(fèi)50000元誤記入事業(yè)收入科目中,10月份更正如下: 編制紅字記賬憑證,并在摘要欄中注明“沖銷(xiāo)2014年9月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”: 借:銀行存款 50000 貸:事業(yè)收入 50000 編制正確的記賬憑證,并在摘要欄中注明“更正2014年9月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”: 借:銀行存款 50000 貸:其他收入——街道補(bǔ)助 50000 對(duì)于應(yīng)借、應(yīng)貸科目正確,但應(yīng)填金額小于所填金額的更正,更正時(shí),只需用紅字填制一張與原記賬憑證科目及方向相同、金額為兩者差額的記賬憑證,同時(shí)在摘要欄中注明“沖銷(xiāo)某月某日某號(hào)憑證多記金額”,并錄入機(jī)內(nèi),達(dá)到?jīng)_減多記金額的目的。
例2:2014年10月,王會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)自己在9月份把街道補(bǔ)助給A學(xué)校的人員經(jīng)費(fèi)5000元記成了50000元。10月份更正如下: 編制紅字記賬憑證,并在摘要欄中注明“沖銷(xiāo)2014年9月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”: 借:銀行存款 45000 貸:其他收入——街道補(bǔ)助 45000 二、補(bǔ)充更正法 在電算化下,補(bǔ)充更正法的適用范圍與手工會(huì)計(jì)環(huán)境一樣,即記賬憑證金額小于應(yīng)記金額(原始憑證所記金額),而記賬憑證的應(yīng)借、應(yīng)貸方向和會(huì)計(jì)科目都正確。
更正時(shí),只需填制一張應(yīng)借、應(yīng)貸方向和會(huì)計(jì)科目與原記賬憑證相同,金額為正確金額與錯(cuò)誤金額之間差額的記賬憑證,并錄入機(jī)內(nèi),達(dá)到補(bǔ)記少記金額的目的。 例3:2014年10月,王會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)自己在9月份把街道補(bǔ)助給A學(xué)校的人員經(jīng)費(fèi)50000元,記成了5000元。
10月份更正如下: 編制記賬憑證,在摘要欄中注明“更正2014年9月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”: 借:銀行存款45000 貸:其他收入——街道補(bǔ)助45000 兩點(diǎn)提醒 一是錯(cuò)賬更正方法既要規(guī)范,又要簡(jiǎn)單方便。如對(duì)當(dāng)期憑證錄入過(guò)程中就發(fā)現(xiàn)的憑證錄入錯(cuò)誤,可采用刪除錯(cuò)誤文字重新編輯文字的方法。
如發(fā)現(xiàn)當(dāng)期尚未記賬的憑證錯(cuò)誤可直接采用刪除錯(cuò)誤憑證重新錄入正確憑證的方法。這樣既簡(jiǎn)單方便,又能提高工作效率。
二是錯(cuò)賬更正一定要留下修改的痕跡。從會(huì)計(jì)制度對(duì)已記賬的憑證不允許直接修改或刪除的要求,或從錯(cuò)賬更正的幾種方法的名稱(chēng)中,都可以看出不管是手工會(huì)計(jì),還是電算化會(huì)計(jì),對(duì)出錯(cuò)的修改均強(qiáng)調(diào)留有痕跡。
因此,對(duì)已登賬的記賬憑證錯(cuò)誤不能采用逆向操作直接刪除錯(cuò)誤憑證同時(shí)重新錄入正確憑證的方法,而應(yīng)根據(jù)其不同的錯(cuò)誤情況采取相應(yīng)的更正方法,同時(shí)在原錯(cuò)誤記賬憑證的摘要欄注明更正記賬憑證的日期和編號(hào),以便對(duì)照查找。
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