不同企業(yè)、單位會計科目編號不相同。
因為不同企業(yè),單位可能執(zhí)行不同的會計制度,因此他們即使使用相同科目編號也是不一樣的,比如有的企業(yè)實行企業(yè)會計準(zhǔn)則,有的實行小企業(yè)會計準(zhǔn)則,有的實行小企業(yè)會計制度,還有事業(yè)單位會計制度,特殊行業(yè),比如醫(yī)院會計制度等,他們使用的科目都不盡相同。
各家單位的會計憑證編號規(guī)則更沒有可比性了,是按照財務(wù)主管人員的認(rèn)同和企業(yè)的規(guī)模來定的。有的企業(yè)有收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的劃分,有的企業(yè)就只用一種記賬憑證就記錄了全部的業(yè)務(wù)。只要滿足企業(yè)的會計核算要求,都是可以的。
財務(wù)軟件科目編碼就是編碼的長度,一度的編碼長度代表一級科目的編碼長度,二級科目編碼設(shè)置為2的話,二級編碼就是兩位數(shù),3就代表三位數(shù)。
賬務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼,在此主要介紹科目代碼的設(shè)置。建賬時要將收集到的會計科目加入賬務(wù)系統(tǒng),建立賬務(wù)系統(tǒng)的會計科目體系。
在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了象手工賬務(wù)一樣要使用會計科目外,還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制,采用群碼的編碼方式即分段組合編碼,從左到右分成數(shù)段,每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會計科目。
如第一段表示總賬科目,第二段表示二級明細(xì)科目,第三段表示三級明細(xì)科目。 在設(shè)定科目編碼時需要重點注意以下問題: 一、的對應(yīng)性。
要保證每一個代碼對應(yīng)于一個會計科目,既不允許出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會計科目,但如果同名的明細(xì)科目分屬不同的上級科目,則可以被系統(tǒng)接受而不認(rèn)為是同名的會計科目。 二、會計財務(wù)軟件的系統(tǒng)性。
財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關(guān)規(guī)定,設(shè)立明細(xì)科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外,可按上級主管部門和本單位的管理要求設(shè)定,以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。
三、會計的可擴(kuò)展性。會計科目體系一經(jīng)設(shè)定,其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。
修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實現(xiàn),而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。
總賬科目編碼長度由所選會計制度來決定通常為3~4位,而確定某一級明細(xì)科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個數(shù)來確定的。 四、會計財務(wù)軟件的簡潔性。
在滿足管理要求和適合計算機(jī)處理的的前提下,力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好,既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。
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一級會計科目的編號一般采用四位純數(shù)字表示,其中:第一位數(shù)字(即千位)表示會計科目的類別,其中1表示資產(chǎn)類,2表示負(fù)債類,3表示所有者權(quán)益類,4表示成本類,5為損益類;第二位數(shù)字(即百位)可以劃分大類下面小類;剩余兩碼為流水號。為便于會計科目的增減,一般情況下,編碼要考慮到未來的擴(kuò)展性,在編碼間,留有一定的間隔。
二級會計科目一般采用六位編碼,其中前四位為一級科目的代碼,后兩位為流水號。如:銀行存款(編碼為1002)下根據(jù)銀行的不同,設(shè)置多個二級別科目,諸如“中國建設(shè)銀行”、“中國工商銀行”、“中國農(nóng)業(yè)銀行”等等,則可分別編碼為:
100201中國建設(shè)銀行
100202中國工商銀行
100203中國農(nóng)業(yè)銀行
一般情況下,二級科目都是根據(jù)企業(yè)的需要來設(shè)置。但無論一級科目、二級科目如何設(shè)置,其前提都必須要保證編碼的唯一性。因此,為了確保會計科目的唯一,數(shù)據(jù)保存時的檢驗動作必不可少。
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