4S店電話接聽(接聽電話需要注意的事項是什么?)
1.接聽電話需要注意的事項是什么?
接聽電話的禮儀（一）——話語要簡潔、準(zhǔn)備要充分電話鈴聲一響，我們就應(yīng)該拿起話筒，先致問好，緊接著自報家門，比如，可以這樣說：“您好！這里是XX公司XX部。
有什么需要我?guī)椭膯?！”對打進(jìn)來的電話，我們必須盡快地接聽。時間過長，不僅讓對方感到我們傲慢與失禮，而且影響正在工作的同事。
要注意培養(yǎng)自己的聽辨能力，對常有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話，一拿話筒便能立即呼出對方的姓名，有效地縮短我們與客戶之間的隔閡與距離，始終掌握交談的主動權(quán)。如果我們打出電話，對方一摘筒，應(yīng)馬上報出自己的姓名，然后簡單扼要地告知對方我們想找誰、辦什么事。
在電話交談時，應(yīng)使用文明禮貌語言，應(yīng)充分征求接聽者的意愿，讓對方愉快地為我們服務(wù)。交談完畢后，應(yīng)向?qū)Ψ奖硎局x意，切不可立即擱下話筒。
對于對方的服務(wù)，應(yīng)表示真誠的贊美。在接聽電話時，若對方提供的情況非常重要，應(yīng)準(zhǔn)備好紙和筆，同時對著話筒重復(fù)對方的話，并迅速地記錄。
打長途電話，尤應(yīng)如此。必要時，還應(yīng)在打電話之前，把要說的內(nèi)容列出提綱，以免交談時遺漏。
較好的辦法是，將通話的內(nèi)容預(yù)先寫在備忘錄上，這樣還可供以后查閱。一個善于使用電話的辦公人員，常常有一個為工作準(zhǔn)備的電話號碼簿。
將常用的人名與電話號碼記下來，使用起來非常方便，可以節(jié)約辦公時間，提高工作效率。接聽電話的禮儀（二）——態(tài)度要熱情、感覺要愉快接聽電話時，聲調(diào)要顯得熱情愉快。
對方馬上就會對我們及我們的單位產(chǎn)生良好的印象。美國電話電報公司，將全部接線員換成女性。
女性那悅耳動聽的聲音，會給所有的客戶產(chǎn)生良好的印象。即使你發(fā)不出動聽、悅耳的聲音，也應(yīng)做到口齒清晰、語調(diào)平穩(wěn)。
打、接電話時不能叼著香煙、嚼著檳榔或口香糖；說話時，聲音不宜過大，應(yīng)用普通話對話，吐詞力求清晰，以保證對方聽明白，應(yīng)采用自然發(fā)聲，不必故意做出嗲聲嗲氣的假嗓子。聽電話的禮儀（三）——聽話要認(rèn)真，反應(yīng)要積極接聽電話時，應(yīng)注意使嘴和話筒保持四厘米左右的距離，要把耳朵貼近話筒，仔細(xì)地傾聽對方的講話。
為了表示在專心聆聽電話，并且已經(jīng)理解，我們要適時恰當(dāng)?shù)胤Q“對”道“是”，給對方以積極的反應(yīng)。最后，應(yīng)該讓對方自己結(jié)束電話，然后輕輕把話筒放好。
有許多同志在電話結(jié)束時，常把話筒“啪——”地一下扔回原處。這種做法，是極不禮貌的行為，會讓對方產(chǎn)生極不愉快的想法。
接聽電話的禮儀（四）——傳接電話時，態(tài)度要友善秘書或辦公室人員常常要遵照上級的指示，傳接各種電話。進(jìn)行此項工作，特別要講究禮儀，注意禮貌。
應(yīng)以平穩(wěn)友善的聲音說：“我能否告訴我們的經(jīng)理，是誰打給他的電話？”對方一定會把姓名及打電話的事由告訴我們。如果有人打電話約見上司，應(yīng)該善意地提出想了解他約見上司的目的及理由。
如果有些電話必須由上司來接，而上司又恰好不在，應(yīng)做好備忘錄，放在他的辦公桌上。接聽電話的禮儀（五）——電話談生意，待客要誠實通過電話洽談生意的人，往往是有很強(qiáng)時間觀念的人。
因此，我們在接到此類電話時，必須珍惜每分每秒的交談效果。首先，人們應(yīng)該把握選詞用句關(guān)，做好緊扣中心，簡明扼要。
其次，應(yīng)把握交談的速度與節(jié)奏，做到吐詞清晰，發(fā)音平穩(wěn)，讓對方聽得清楚。如果要使對方明白你已經(jīng)懂得他所講的，最好做成備忘錄，把記錄向?qū)Ψ街厥鲆槐椋垖Ψ酱_認(rèn)。
運用電話交談生意，千萬不能信口承諾。如遇到不屬于自己直轄權(quán)限內(nèi)的事或自己還不太清楚的事，應(yīng)向?qū)Ψ街v明白，并建議對方找有關(guān)部門或以備忘錄形式提交給有關(guān)部門處理。
否則，會給公司造成不必要的損失，傷害公司與客戶之間的感情。下面就有這樣一個例子：“非常感謝您的電話訂購，明天中午我們的服務(wù)人員就會把您所需的商品送到府上……”宋明把客戶電話訂購商品的名稱、規(guī)格、型號的條子轉(zhuǎn)交給營業(yè)部。
“宋明，這個型號的產(chǎn)品，現(xiàn)在缺貨，最快要下一個禮拜才有… ”這樣信口承諾就造成了工作的被動。接到和自己業(yè)務(wù)毫不相關(guān)而又必須當(dāng)場給予答復(fù)的電話，則更不能根據(jù)自己推測，作出承諾，應(yīng)把自己的業(yè)務(wù)情況如實向?qū)Ψ秸f清楚，并根據(jù)對方的要求和實際可能，予以積極的建議。
接聽電話的禮儀（六）——交轉(zhuǎn)要明確，傳言要誠懇接到外來電話時，不管找誰，我們一定要注意交轉(zhuǎn)電話禮儀。例如：“……您找高主任嗎？請稍等一下……?！?/p>
“對不起，高主任外出未歸……?！边@是常聽到的電話對話。
不管高主任是否在，聽電話的一方總會感到“該不會是他想回避我吧？”因為彼此只能根據(jù)聲音來揣測彼此的“實況”，所以，找人的電話若處理不當(dāng)，很有可能造成不必要的誤會?！啊镜挠噙M(jìn)先生，您要找高主任嗎？……對不起，高主任現(xiàn)在外出未歸……”接到找人電話時，首先應(yīng)確認(rèn)對方的身份，然后提高聲音把對方的身份以及他所要找的人的職位姓名，向被找的人復(fù)誦出來，看看被找的人有什么反應(yīng)，再向打電話的人做出回答。
這樣，即使“高主任”不想接聽此人電話，接電話的人也可以從容不迫地作出回答，而且也不會引起對方的猜疑。在接聽電話時，常常會接到要求傳話的電。
2.接電話的三大禁忌和三大要領(lǐng)
一、接聽電話的步驟：1、接聽電話前： ⑴、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。
所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
⑵、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。 ⑶、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。
⑷、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。 2、接聽電話 ⑴、三聲之內(nèi)接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。
此外，接聽電話還要注意： ①、注意接聽電話的語調(diào)，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑； ②、注意語調(diào)的速度； ③、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎； ④、注意雙方接聽電話的環(huán)境； ⑤、注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因； ⑥、注意打電話雙方的態(tài)度。 ⑦、當(dāng)聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
⑵、主動問候，報部門介紹自己； ⑶、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎？”； ⑷、須擱置電話時或讓賓客等待時；應(yīng)給予說明，并至歉。每過20秒留意一下對方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>
⑸、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。 ⑹、對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客，對于每一個電話都能做到以下事情①、問候②、道歉③、留言④、轉(zhuǎn)告⑤、馬上幫忙⑥、轉(zhuǎn)接電話⑦、直接回答⑧、回電話 ⑺、感謝對方來電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時要使用對方的名字來感謝對方。
⑻、要經(jīng)常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。二、留言五要素 致：即給誰的留言 發(fā)自：誰想要留言 日期：最好也包括具體時間 記錄者簽名：有助于尋找線索，或弄清不明白的地方內(nèi)容 三、接電話的禮儀1、電話鈴一響，應(yīng)盡快去接，最好不要讓鈴聲響過五遍。
拿起電話應(yīng)先自報家門，“您好，這里是xx公司xx部”；詢問時應(yīng)注意在適當(dāng)?shù)臅r候，根據(jù)對方的反應(yīng)再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。
電話用語應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇，語調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。 2、接電話時，對對方的談話可作必要的重復(fù)，重要的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要的記錄下來，如時間、地點、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。
3、電話交談完畢時，應(yīng)盡量讓對方結(jié)束對話，若確需自己來結(jié)束，應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后，應(yīng)等對方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。
四、打電話的一些簡單技巧1、如果接到的電話是找你的上級時，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話。
2、打電話時，列出要點，避免浪費時間。 3、在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢。
4、如果你找的人不在，可以問一下對方什么時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。 5、在給其他部門打電話時，要先報部門和姓名，這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。
6、通話完畢時應(yīng)道“再見”，然后輕輕放下電話。 7、選擇適當(dāng)?shù)臅r間。
一般的公務(wù)電話最好避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。禮儀講師譚小芳認(rèn)為，公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對方單位，若確有必要往對方家里打時，應(yīng)注意避開吃飯或睡覺時間。
五、使工作順利的電話術(shù) 遲到、請假由自己打電話；外出辦事，隨時與單位聯(lián)系；外出辦事應(yīng)告知去處及電話；延誤拜訪時間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò)；用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)；同事家中電話不要輕易告訴別人；借用別家單位電話應(yīng)注意一般借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應(yīng)先征求對方的同意和諒解。
3.接聽電話時需要注意哪些?
一、公司前臺儀容規(guī)范
面帶笑容，保持開朗心態(tài)，有利于營造和諧、融洽的工作氣氛；保持身體清潔衛(wèi)生，這不僅是健康的需要，更是文明的表現(xiàn)，有利于與人交往；頭發(fā)梳理整齊、面部保持清潔；男員工不留長發(fā)，女員工不化濃妝；保持唇部潤澤，口氣清新，以適合近距離交談；手部干凈，指甲修剪整齊，男員工不留長指甲，女員工不涂抹鮮艷指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。
二、電話接待禮儀
前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，***（公司名稱，如果公司名稱較長，應(yīng)用簡稱）”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機(jī)號碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。
如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名，不知道分機(jī)號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應(yīng)該用禮貌的借口擋駕，或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。
鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現(xiàn)意外，要隨時準(zhǔn)備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。
三、來訪者接待禮儀
前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應(yīng)立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：“您好，請問您找一位？”、“有預(yù)約嗎”。知道找誰，并確認(rèn)是預(yù)約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關(guān)照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。
如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺應(yīng)該用規(guī)范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進(jìn)入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當(dāng)然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰，但沒有預(yù)約，前臺要打電話問問，告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書，***單位的***來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。
4.接電話要注意哪些禮節(jié)
電話交際是現(xiàn)代人常用的交際方式，雙方的聲音、態(tài)度、舉止雖然遠(yuǎn)在千里之外都是可以感受到的。
只要聽聽電話的交談內(nèi)容，就可以判斷一個人的修養(yǎng)水平和社會化程度。
為了正確使用電話，樹立良好的“電話形象“，無論發(fā)話人或受話人，都應(yīng)遵循電話應(yīng)對的”四原則“—聲音謙和、內(nèi)容簡潔、舉目文明、態(tài)度恭敬。
(1) 選擇通話時間
應(yīng)根據(jù)受話人的工作時間、生活習(xí)慣選好打電話的時間。
比如，白天宜在早晨八點以后，節(jié)假日應(yīng)在九點以后，晚間則應(yīng)在22點以前，以免受話人不在或打擾受話人及家人的休息。
如無特殊情況，不宜在中午休息時和一日三餐的常規(guī)時間打電話，以免影響別人休息和用餐。
同時應(yīng)注意通話長度，遵循電話禮儀的“三分鐘原則“，即每次通話時間應(yīng)限制在三分鐘左右為宜。
(2) 擬好通話要點
在電話中應(yīng)該說些什么，一次電話該打多久，打電話前應(yīng)有“腹稿“。
如怕遺漏，可擬出通話要點，理順說話的順序，備齊與通話內(nèi)容有關(guān)的文件和資料。
打電話之前，要核對所打電話號碼，以免打錯，同時要調(diào)整好自己的情緒。
如受話人不在，可請人轉(zhuǎn)告，或過一會兒再打。如撥錯號碼，應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>
(3)及時接聽
電話鈴響后應(yīng)馬上接聽。
電話鈴響后應(yīng)該遵循“鈴響不過三聲”的原則。
接電話時態(tài)度應(yīng)當(dāng)謙和，最好是雙手捧起話筒以站立的姿勢面帶微笑地與對方通話，并備好電話記錄本和筆。
拿起聽筒時，應(yīng)先說一句禮貌語：“您好！”，然后再請問對方有什么事。
如遇緊急情況要暫停通話時，應(yīng)致歉并說明原因。
如果自己不是受話人，應(yīng)熱情傳呼，并請對方稍等片刻，不能把聽筒一丟，就大叫“**電話”，這對發(fā)話人和受話人都是失禮的；
如果找的人不在，則要重新拿起聽筒，詢問對方是否需要轉(zhuǎn)告，并記下對方的電話號碼和姓名，不可表現(xiàn)出冷淡或厭煩，應(yīng)以禮相待，并盡可能的為對方提供所要的電話號碼。
(4) 慎用免提
如果必須使用免提電話，則須遵循如下禮規(guī)：一是不要在對話的一開始就使用免提。
二是要使用免提時，要先征詢對方意見，并解釋原因，如：
我們是一起完成這個項目的，所以我希望他們也聽聽我們的對話。
三是介紹在場的每個人
四是一次只能一個人講話，而且應(yīng)該靠近電話機(jī)。
每個人講話時先自我介紹，如中途離開換人講話，要打招呼。
總之，免提電話只在需要時使用，平時則要慎用。
5.接聽電話應(yīng)注意哪些事項?
一、電影院、嚴(yán)肅音樂會、舞蹈演出等嚴(yán)禁手機(jī)鈴聲干擾如果是觀看電影、聽嚴(yán)肅音樂會、看舞蹈演出等，嚴(yán)禁手機(jī)鈴聲干擾。
通常情況下，應(yīng)當(dāng)關(guān)機(jī)。因為即便是鈴聲設(shè)置為振動，也不宜拿起來接聽或者突然站起來走到門外去。
任何響動都有可能破壞整體氣氛，影響其他人的欣賞。二、在醫(yī)院也應(yīng)將鈴聲調(diào)到靜音，同時不宜接聽電話到醫(yī)院去探訪病人，要提前將手機(jī)鈴聲調(diào)到振動上，以免影響病人休息。
如果在探訪過程中有人來電，盡量不要接聽，等探訪完畢后再打回去。如果實在有急事，接聽電話聲音盡量要輕，同時力求簡短。
對住院病人來說，在醫(yī)院每天躺著無聊，也不能拿著電話與外界煲電話粥，以此打發(fā)時間。孰不知你睡不著并不等于別人也睡不著。
另外醫(yī)院晚上進(jìn)入休息時間后，一些值班的護(hù)士在無事可做的情況下，也常常發(fā)生打電話談戀愛或聊天的情況。護(hù)士應(yīng)該考慮到雖然自己是上班時間，但病人已經(jīng)到了休息時間，在安靜下來的醫(yī)院里，很小的聲音都會傳到病房，影響病人休息。
三、公務(wù)拜訪、宴請中不宜撥打、接聽電話公務(wù)或商務(wù)拜訪他人、宴請客人時都不宜撥打、接聽電話。拜訪和宴請都是一種隆重的禮節(jié)，所以行為上就要顯得非常尊重對方。
拜訪他人、宴請客人時還在與會場外的人交流交談，會讓人感覺不受尊重。四、到別人家做客也不能老打電話到別人家做客，是侵入到了別人的私人領(lǐng)地，所以就不能為所欲為。
如果不停地?fù)艽?、接聽電話，會讓主人難堪。五、與人交談時接聽電話注意措辭當(dāng)你正在與人進(jìn)行非正式交談時，如果有事可以接聽電話，但要說聲對不起，并且一定要注意接電話的態(tài)度和措辭。
比如不能對著電話里的人呵斥，不能用臟話、不能變得怒氣沖沖，否則正在與您交談的人會因為您的不良情緒而變得坐立不安。尤其是與長輩交談時，更要避免發(fā)生這種情況。
六、就餐中別對著餐桌打電話參加宴會或與人一起進(jìn)餐時，不能對著餐桌打電話，要離開餐桌。
6.接電話要注意些什么
電話中應(yīng)注意的事項如下：接電話禮儀 要文明禮貌用語 1、態(tài)度上應(yīng)謹(jǐn)慎、禮貌、專注、親切 曾經(jīng)打電話到一家民營銀行，接線生拿起電話馬上親切、有禮貌的說**銀行，您好！并為我轉(zhuǎn)接到我要找的部門，對方拿起電話又說**部門午安，我是***，您好。
喜悅，被尊重的感覺油然而生，于是我忍不住跟該承辦人員說“你們的人員個個都很有禮貌”對方也感受到一種被贊美的喜悅，雙方在愉快的氣氛下結(jié)束這一通電話，一天心情也因之倍感興奮與快樂。 2、聲調(diào)、音量適中、速度不急不徐，并融入感情 試想我們嘴巴說謝謝，心里卻把對方恨得牙癢癢的，受話者必也能感覺出您的心不甘情不愿。
所謂“甘愿做，歡喜受”一樣是一句話，何不說得漂亮一些，讓人心神舒爽些呢？ 3、使用簡單、直接的語言，例如：“是的，好的，謝謝您”等咬字要清楚，例如：“徐、許”，“黃、王”，“董、總”，在電話中很容易混淆，國人不喜歡被人改名換姓，倘若我們在電話中無法辨識怎么寫應(yīng)虛心請教，以示尊重，切不可張冠李戴。 4、聲音與名字結(jié)合在一起，也就是說要會辨識來電者的聲音人都有喜歡被尊重，被叫出姓名的喜好，如果這個人經(jīng)常來電，我們認(rèn)不出對方的聲音，老是制式的問他，“您那位，您找他有什么事”我想對方心里的感受一定不是很舒服。
5、常將請、謝謝、對不起掛在嘴邊 6、常說“您”取代“你”，多說“我們公司，咱公司”，少說“那你們公司”，讓對方有一種被認(rèn)同的感覺，一下子縮短了彼此的距離，深信要做進(jìn)一步的深談與要求都會比較容易。 7、掛電話之前應(yīng)先用手輕按切話器，切勿用力將話筒掛上，以免傳出回響讓對方誤以為您掛他電話。
再則，我們必須等來話者先掛電話才能掛上電話，結(jié)束通話。 接電話禮儀林林總總不可一語道盡，一般人之所以口氣不好或態(tài)度不佳，可能是沒有察覺到自己的口氣給人的不舒服，也可能是態(tài)度與認(rèn)知上有所偏差。
臺灣已漸漸走入高度開發(fā)中國家，服務(wù)業(yè)也蓬勃發(fā)展中，客戶也許不必親自上門，透過電話就可以下單，是我們的態(tài)度影響了客人的決定，成交在一念間，加強(qiáng)電話應(yīng)對技巧與服務(wù)禮儀，讓客戶愿意再次上門，才能讓我們立于不敗之地哦。
7.接打電話需要注意什么呢
打電話的時間必須留意。往對方家里打電話，應(yīng)避開早晨8點鐘以前，晚上10點鐘以后。往單位打電話談公事，最好避開臨下班前10分鐘。尤其是需要查詢后，方可回復(fù)的電話，處理各種業(yè)務(wù)問題的電話，最好在早晨上班的時候打，此時人們頭腦最清楚，辦事效率最高。
打電話時要先通報自己的單位或姓名。開口就打聽自己需要了解的事情，咄咄逼人的態(tài)度是令人反感的。
禮貌地詢問對方是否方便之后，再開始交談。比如，“您好！ 我是**公司，我想占用您5分鐘時間，提兩個問題，可以嗎？”
假如要找的人不在，對方又問是否有什么話需轉(zhuǎn)告時，你千萬不要一聲“沒有”就掛斷，一般做法是留下姓名和電話號碼，如果真沒事可轉(zhuǎn)告，也應(yīng)客氣地道謝。
電話內(nèi)容應(yīng)言簡意賅，切忌長時間占用電話聊天。辦公室的電話用于辦公，最好不在上班時間內(nèi)打私人電話。
由于某種原因，電話中斷了，要由打電話的人重新?lián)艽颉?/p>
打完電話掛掉時要輕，賭氣地把話筒一扔，是沒有禮貌的做法。一般應(yīng)由年長者或接電話的一方先掛電話。
2. 接電話人需注意的事項。電話鈴一響，就應(yīng)馬上去接，不要采取怠慢態(tài)度。接電話首先報出單位名稱或部門。接電話找人是常有的事，你不要一聲“不在”不容分說就把電話掛上了，也不能過分追問對方情況，例如，你找他有什么事，你是他什么人。這都是非常失禮的表現(xiàn)。你應(yīng)說：“請稍等！”如果沒有看見對方找的人，要立即告之：“對不起，本人不在，需要我轉(zhuǎn)告什么嗎？” 但詢問對方姓名后再說“本人不在”這樣很容易引起對方的誤解。
接電話時，嘴里正吃著東西，要盡快把東西吞下去再接，免得對方聽不清楚并有失禮之嫌。
撥錯號碼是常有的事，接到撥錯號碼的電話，你不能一聲“錯了”，然后重重地掛上電話，要語氣溫和地告訴對方：“你打錯了，這是**單位?！碑?dāng)你自己撥錯電話后，應(yīng)向?qū)Ψ降酪宦暻浮?/p>
別人打電話找你，你應(yīng)該盡可能地親自去接，就是手里有很忙的事，也要把它放下，讓家人或他人去代接是不禮貌的。電話可以傳遞信息，可以增加工作效率，如果不學(xué)會和遵守使用電話的常識，那將會適得其反。
8.接聽電話應(yīng)注意哪些事項
一、電影院、嚴(yán)肅音樂會、舞蹈演出等嚴(yán)禁手機(jī)鈴聲干擾
如果是觀看電影、聽嚴(yán)肅音樂會、看舞蹈演出等，嚴(yán)禁手機(jī)鈴聲干擾。通常情況下，應(yīng)當(dāng)關(guān)機(jī)。因為即便是鈴聲設(shè)置為振動，也不宜拿起來接聽或者突然站起來走到門外去。任何響動都有可能破壞整體氣氛，影響其他人的欣賞。
二、在醫(yī)院也應(yīng)將鈴聲調(diào)到靜音，同時不宜接聽電話
到醫(yī)院去探訪病人，要提前將手機(jī)鈴聲調(diào)到振動上，以免影響病人休息。如果在探訪過程中有人來電，盡量不要接聽，等探訪完畢后再打回去。如果實在有急事，接聽電話聲音盡量要輕，同時力求簡短。對住院病人來說，在醫(yī)院每天躺著無聊，也不能拿著電話與外界煲電話粥，以此打發(fā)時間。孰不知你睡不著并不等于別人也睡不著。另外醫(yī)院晚上進(jìn)入休息時間后，一些值班的護(hù)士在無事可做的情況下，也常常發(fā)生打電話談戀愛或聊天的情況。護(hù)士應(yīng)該考慮到雖然自己是上班時間，但病人已經(jīng)到了休息時間，在安靜下來的醫(yī)院里，很小的聲音都會傳到病房，影響病人休息。
三、公務(wù)拜訪、宴請中不宜撥打、接聽電話
公務(wù)或商務(wù)拜訪他人、宴請客人時都不宜撥打、接聽電話。拜訪和宴請都是一種隆重的禮節(jié)，所以行為上就要顯得非常尊重對方。拜訪他人、宴請客人時還在與會場外的人交流交談，會讓人感覺不受尊重。
四、到別人家做客也不能老打電話
到別人家做客，是侵入到了別人的私人領(lǐng)地，所以就不能為所欲為。如果不停地?fù)艽?、接聽電話，會讓主人難堪。
五、與人交談時接聽電話注意措辭
當(dāng)你正在與人進(jìn)行非正式交談時，如果有事可以接聽電話，但要說聲對不起，并且一定要注意接電話的態(tài)度和措辭。比如不能對著電話里的人呵斥，不能用臟話、不能變得怒氣沖沖，否則正在與您交談的人會因為您的不良情緒而變得坐立不安。尤其是與長輩交談時，更要避免發(fā)生這種情況。
六、就餐中別對著餐桌打電話
參加宴會或與人一起進(jìn)餐時，不能對著餐桌打電話，要離開餐桌。
9.接聽電話應(yīng)該注意些什么
接聽電話的禮儀（一） ——話語要簡潔、準(zhǔn)備要充分 電話鈴聲一響，我們就應(yīng)該拿起話筒，先致問好，緊接著自報家門，比如，可以這樣說：“您好！這里是XX公司XX部。
有什么需要我?guī)椭膯幔 睂Υ蜻M(jìn)來的電話，我們必須盡快地接聽。時間過長，不僅讓對方感到我們傲慢與失禮，而且影響正在工作的同事。
要注意培養(yǎng)自己的聽辨能力，對常有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話，一拿話筒便能立即呼出對方的姓名，有效地縮短我們與客戶之間的隔閡與距離，始終掌握交談的主動權(quán)。如果我們打出電話，對方一摘筒，應(yīng)馬上報出自己的姓名，然后簡單扼要地告知對方我們想找誰、辦什么事。
在電話交談時，應(yīng)使用文明禮貌語言，應(yīng)充分征求接聽者的意愿，讓對方愉快地為我們服務(wù)。交談完畢后，應(yīng)向?qū)Ψ奖硎局x意，切不可立即擱下話筒。
對于對方的服務(wù)，應(yīng)表示真誠的贊美。 在接聽電話時，若對方提供的情況非常重要，應(yīng)準(zhǔn)備好紙和筆，同時對著話筒重復(fù)對方的話，并迅速地記錄。
打長途電話，尤應(yīng)如此。必要時，還應(yīng)在打電話之前，把要說的內(nèi)容列出提綱，以免交談時遺漏。
較好的辦法是，將通話的內(nèi)容預(yù)先寫在備忘錄上，這樣還可供以后查閱。 一個善于使用電話的辦公人員，常常有一個為工作準(zhǔn)備的電話號碼簿。
將常用的人名與電話號碼記下來，使用起來非常方便，可以節(jié)約辦公時間，提高工作效率。 接聽電話的禮儀（二） ——態(tài)度要熱情、感覺要愉快 接聽電話時，聲調(diào)要顯得熱情愉快。
對方馬上就會對我們及我們的單位產(chǎn)生良好的印象。美國電話電報公司，將全部接線員換成女性。
女性那悅耳動聽的聲音，會給所有的客戶產(chǎn)生良好的印象。即使你發(fā)不出動聽、悅耳的聲音，也應(yīng)做到口齒清晰、語調(diào)平穩(wěn)。
打、接電話時不能叼著香煙、嚼著檳榔或口香糖；說話時，聲音不宜過大，應(yīng)用普通話對話，吐詞力求清晰，以保證對方聽明白，應(yīng)采用自然發(fā)聲，不必故意做出嗲聲嗲氣的假嗓子。 聽電話的禮儀（三） ——聽話要認(rèn)真，反應(yīng)要積極 接聽電話時，應(yīng)注意使嘴和話筒保持四厘米左右的距離，要把耳朵貼近話筒，仔細(xì)地傾聽對方的講話。
為了表示在專心聆聽電話，并且已經(jīng)理解，我們要適時恰當(dāng)?shù)胤Q“對”道“是”，給對方以積極的反應(yīng)。最后，應(yīng)該讓對方自己結(jié)束電話，然后輕輕把話筒放好。
有許多同志在電話結(jié)束時，常把話筒“啪——”地一下扔回原處。這種做法，是極不禮貌的行為，會讓對方產(chǎn)生極不愉快的想法。
接聽電話的禮儀（四） ——傳接電話時，態(tài)度要友善 秘書或辦公室人員常常要遵照上級的指示，傳接各種電話。進(jìn)行此項工作，特別要講究禮儀，注意禮貌。
應(yīng)以平穩(wěn)友善的聲音說：“我能否告訴我們的經(jīng)理，是誰打給他的電話？”對方一定會把姓名及打電話的事由告訴我們。如果有人打電話約見上司，應(yīng)該善意地提出想了解他約見上司的目的及理由。
如果有些電話必須由上司來接，而上司又恰好不在，應(yīng)做好備忘錄，放在他的辦公桌上。 接聽電話的禮儀（五） ——電話談生意，待客要誠實 通過電話洽談生意的人，往往是有很強(qiáng)時間觀念的人。
因此，我們在接到此類電話時，必須珍惜每分每秒的交談效果。首先，人們應(yīng)該把握選詞用句關(guān)，做好緊扣中心，簡明扼要。
其次，應(yīng)把握交談的速度與節(jié)奏，做到吐詞清晰，發(fā)音平穩(wěn)，讓對方聽得清楚。如果要使對方明白你已經(jīng)懂得他所講的，最好做成備忘錄，把記錄向?qū)Ψ街厥鲆槐椋垖Ψ酱_認(rèn)。
運用電話交談生意，千萬不能信口承諾。如遇到不屬于自己直轄權(quán)限內(nèi)的事或自己還不太清楚的事，應(yīng)向?qū)Ψ街v明白，并建議對方找有關(guān)部門或以備忘錄形式提交給有關(guān)部門處理。
否則，會給公司造成不必要的損失，傷害公司與客戶之間的感情。下面就有這樣一個例子： “非常感謝您的電話訂購，明天中午我們的服務(wù)人員就會把您所需的商品送到府上……” 宋明把客戶電話訂購商品的名稱、規(guī)格、型號的條子轉(zhuǎn)交給營業(yè)部。
“宋明，這個型號的產(chǎn)品，現(xiàn)在缺貨，最快要下一個禮拜才有… ” 這樣信口承諾就造成了工作的被動。 接到和自己業(yè)務(wù)毫不相關(guān)而又必須當(dāng)場給予答復(fù)的電話，則更不能根據(jù)自己推測，作出承諾，應(yīng)把自己的業(yè)務(wù)情況如實向?qū)Ψ秸f清楚，并根據(jù)對方的要求和實際可能，予以積極的建議。
接聽電話的禮儀（六） ——交轉(zhuǎn)要明確，傳言要誠懇 接到外來電話時，不管找誰，我們一定要注意交轉(zhuǎn)電話禮儀。例如： “……您找高主任嗎？請稍等一下……?！?/p>
“對不起，高主任外出未歸……?！?這是常聽到的電話對話。
不管高主任是否在，聽電話的一方總會感到“該不會是他想回避我吧？”因為彼此只能根據(jù)聲音來揣測彼此的“實況”，所以，找人的電話若處理不當(dāng)，很有可能造成不必要的誤會。 “……海濤公司的余進(jìn)先生，您要找高主任嗎？……對不起，高主任現(xiàn)在外出未歸……” 接到找人電話時，首先應(yīng)確認(rèn)對方的身份，然后提高聲音把對方的身份以及他所要找的人的職位姓名，向被找的人復(fù)誦出來，看看被找的人有什么反應(yīng)，再向打電話的人做出回答。
這樣，即使“高主任”不想接聽此人電話，接電話的人也可以從容不迫地作出回答，而且也不會引起對方的猜疑。 在接聽電話時，常常會。
10.電話接聽禮儀注意事項有哪幾點
(1)及時接聽。
一般情況下應(yīng)該保證在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽電話，但要避免在電話剛剛響起時就接電話，否則說不定會讓對方嚇一跳。當(dāng)電話響第二聲以后接電話是最合適的時間。如果因為其他原因在電話鈴響三聲之后才接起電話，首先要說聲：“對不起，讓您久等了！”
(2)應(yīng)對謙和。拿起話筒后，首先要問好，然后自報家門。嚴(yán)禁以“喂”字開頭，因為“喂”表示希望先知道對方是誰，等著對方告訴你。而且，如果“喂”時語氣不好，極容易讓人反感。所以，接電話時的問候應(yīng)該是熱情而親切的“您好！”如果對方首先問好，要立即問候?qū)Ψ剑灰宦暡豢裕逝?。至于自報家門，則是為了告訴對方，這里是哪個單位或是哪個部門或是具體哪一位。在通話過程中，對打電話的人要謙恭友好，尤其是在打來業(yè)務(wù)電話咨詢或有求于己的時候，更要表現(xiàn)得不卑不亢、熱情親切。
通話終止的時候，不要忘記向發(fā)話人說聲“再見”。如通話因故暫時中斷，要等候?qū)Ψ皆贀苓M(jìn)來。對于重要的客人或上級，要主動撥回去。不要揚(yáng)長而去，也不要為此而責(zé)怪對方。
接到誤撥進(jìn)來的電話，需要耐心、簡短地向?qū)Ψ秸f明。如有可能，還要給對方提供必要的幫助，或者為其代轉(zhuǎn)電話，不要生氣動怒，甚至出口傷人。
(3)主次分明。接聽電話的時候，要暫時放下手頭的工作，不要和其他人交談或做其他事情。如果你正在和別人談話，應(yīng)示意自己要接電話，一會再說，并在接完電話后向?qū)Ψ降狼?。同時也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時候”。如果目前的工作非常重要，可在接電話后向來電者說明原因，表示歉意，并再約一個具體時間，到時再主動打過去，在通話的開始再次向?qū)Ψ街虑浮?
縱然再忙，也不能拔下電話線，或者來電不接就直接掛斷。這些都是非常不禮貌的行為。
(4)一視同仁。極其個別的人，長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使接電話時，也極為庸俗地“因人而異”，“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”，先是愛搭不理。
