某某牌茶葉的公關銷售策劃案 文字摘要:本案將深刻挖掘茶文化與人們日常生活習慣的關系,結合“邊城水戀”客戶群體特征,著力于緊密聯(lián)系“城市精英的第二居所”這一形象和水域特色,渲染“邊城水戀”所營造的懷戀、親和、宜心養(yǎng)性的文化氛圍,以增強推廣宣傳效果。
案首語:茶文化在我國有著源遠流長的深厚涵義。宋朝著名詩人林逋有詩云:石碾輕飛瑟瑟塵,乳香烹出建溪春。
世間絕品人難識,閑對茶經憶古人。對于有著豐富生活閱歷的人來說,品茗聊天是笑談人生、抒發(fā)情懷的最佳休閑方式。
秋涼時分,一壺清茶,沏出濃濃的感悟;一杯在握,芬芳繞指,便有了三日不絕的裊裊情思。自有“采菊東籬下,悠然見南山”的沖和恬淡。
而在四川,飲茶更是古老巴蜀文化的一個重要內容,人們除了對飲茶有著天然的喜好之外,更倚賴茶文化所帶來的舒逸、親和、利于交流的良好氛圍。綜上所述,本案將深刻挖掘茶文化與人們日常生活習慣的關系,結合“邊城水戀”客戶群體特征,著力于緊密聯(lián)系“城市精英的第二居所”這一形象和水域特色,渲染“邊城水戀”所營造的懷戀、親和、宜心養(yǎng)性的文化氛圍,以增強推廣宣傳效果。
一、活動擬訂目標:u 全面展示樓盤形象,利用現有設施硬、軟件進一步貼合、吸引目標客戶群體u 消除觀望性客戶在落單選擇上的疑慮,并于行銷推廣中不斷挖掘、增長目標客群,為二期銷售沖刺儲備富足的客源u 加大力度豐富和提升“邊城水戀”的文化定位u 實現十一月的營銷熱潮二、活動執(zhí)行標準:u 實現推廣的針對性、有效性、可執(zhí)行性和可見收效性u 吸引市場關注,擴大社會效應u 達到市場宣傳的口碑化效應,深化“邊城水戀”在消費者心中的文化影響力u 最大合理性使用推廣資金,最大利潤化獲取市場收益三、活動應用推廣語:為你暖一壺茶,等你走遍天涯四、活動執(zhí)行核心點:整合項目資源優(yōu)勢,以本次活動的主要載體“茶文化”以及所營造的懷戀生活基調為磁場,針對性吸引目標客戶群來到現場,集中展示一期已呈現景觀,輔以利好性優(yōu)惠政策,達到營銷目標,并為二期開盤造勢。 五、活動企劃方案:1、活動建議主題:“茶中歲月,水樣情懷——邊城水戀中國茶文化現場展示會”2、建議執(zhí)行時間:11月16、17日3、活動地點:“邊城水戀”項目現場4、活動組織建議:主辦:天祥房產協(xié)辦:名茶、茶具經銷商及茶藝表演社團5、活動現場:邊城水戀銷售大廳、樣板間、私家花園6、活動邀請人士:l四川省茶協(xié)領導l民間知名茶文化研究人士l知名茶藝表演社團l“邊城水戀”業(yè)主、準業(yè)主、意向客戶及茶文化愛好者l《成都商報》、《成都晚報》、成都經濟電視臺、四川電視臺等相關媒體人士六、相關配合措施:● 措施實施目標:u 以情感觸動+利益激發(fā)帶動銷售熱潮● 措施具體內容:u 當日下定的客戶均可享受一定程度優(yōu)惠u 前10位下定客戶可額外獲得由開發(fā)商贈送的裝修禮包u 由業(yè)主或準業(yè)主介紹所達成購房的雙方均可享受免一定時間物管費的優(yōu)惠u 二期已接受排號,當天排號客戶在正式購房時享有一定程度優(yōu)惠七、活動具體內容及實施流程:● 11月16日 1、“茶話”◆ 四川省茶協(xié)領導發(fā)表講話——為本次活動烘托專業(yè)氛圍,提供有力支撐,加強活動的隆重色彩◆ “邊城水戀”領導發(fā)表講話,邀請知名茶文化研究者、茶藝表演社團逐一亮相,并簡潔致辭感謝本次活動的支持商家——調動觀眾的懷戀情緒,渲染現場活動的熱烈氣氛,為本次活動的可觀賞性埋下伏筆,高度吸引觀眾關注◆ “邊城水戀”業(yè)主代表發(fā)表講話,并宣布本次茶文化現場展示周末活動會正式開始——以居住者的角度進行陳述,真實再現“邊城水戀”的居家環(huán)境,契合人們的居住理想對接項目本身,以達到推廣目的2、“茶思”由民間茶文化研究人士列舉參與本次活動的名茶品種,細述其產品特點、歷史淵源及相關知識點;同時安排觀眾進行選擇性品鑒——極富民族氣息的開場,為整個活動鋪墊厚重的文化基調,自然聚焦觀眾注意力3、“茶韻”由茶藝社團進行別開生面的茶藝表演;并即興邀請觀眾現場參與、傳授、品鑒;參與觀眾可獲贈名茶禮品——進一步提升觀眾對茶文化的興趣,并調動其參與性、積極性,自覺培養(yǎng)主人翁形象,形成對“邊城水戀”的親切感4、“茶景”由“邊城水戀”置業(yè)顧問分發(fā)項目資料,進行詳盡的產品說明,展示樓盤形象、環(huán)境——著力渲染景觀特色和私家花園帶給居住者的生活氛圍,與本次活動主題有機結合,將觀眾的注意力自然轉移到項目本身上來,以形成對“邊城水戀”更直接和深刻的印象 5、“茶具”由“邊城水戀”置業(yè)顧問組織觀眾觀賞茶具;隨后參觀項目內部景觀及樣板間,并在私家花園內進行現場抽獎,所產生的幸運觀眾將獲贈茶具禮品——以茶具觀賞為牽引,全景展示項目細節(jié),加深“邊城水戀”在受眾心目中的美好印象6、“茶事”宣布本次茶文化展示活動會圓滿結束;組織觀眾在私家花園內品茗、休閑;告知本次活動期間相關優(yōu)惠政策;由置業(yè)顧問料理詳細講解、接受下定、排號等事宜——活動終端回到營銷事項,延續(xù)茶文化活動留下的影響力,展開銷售工作,促成更多落單,以達到本次活動的。
茶話會活動方案
活動目的:通過這次的的茶話會增加兩個協(xié)會之間的相互了解,促進雙方的共同發(fā)展,加深雙方的友誼,通過交流經驗互相學習,從而最終把兩個社團辦得更好。
活動主題:我的青春,我的Style!
活動地點:待申請
活動時間:待定
參加成員:華師公協(xié)與華農公協(xié)全體干事、部長及會長等
活動流程:
1..主持人致開幕詞
2..雙方先介紹各自的會長部長等主要人物
3..雙方至少出一個節(jié)目用于聯(lián)誼,在自己協(xié)會部門的節(jié)目之前先進行表演人員的介紹認識。
4.雙方進行唱歌和生動有趣的游戲,游戲中配以適當的音樂作為背景。
5..主持人對活動進行總結,宣布活動結束。
活動準備
1.主持人解說詞(主持人自行準備);
2.布置好現場;
3. 背景音樂
經費預算:(主要費用為食物和飲料,布置現場用品,視具體人數而再作確定)
1.葵瓜子+橘子
2..游戲用品
3.打印費
4.租話筒
5.氣球+彩帶
活動安排
1.活動總負責人:
2.活動策劃人:
3.活動宣傳負責人:
4.活動節(jié)目單負責人:
5.活動后勤負責人:
6.活動秩序負責人:
備注:
活動現場布置負責人 :
財務負責人 :
奮翔英語協(xié)會
大學生兼職協(xié)會
二〇〇八年十一月七日
是公司參加展會是嗎?首先,清楚你們參加展會的目的,例如是為了拓展某種茶葉的市場等,然后針對這個目的做一系列的準備。一般情況需要準備以下三方面:
1、展位。如果你們選擇的是標準攤位(標攤),那么沒什么好說的,帶上產品、宣傳資料、人員即可。如果選擇的是特裝展位,那就要找展位搭建公司啦。一般展覽主辦方有指定的特裝展位搭建商,你也可以自己找。
2、產品。針對你的目的,帶上合適的產品,并帶上相關的宣傳資料。當然,辦一個茶展,帶上茶具是很必要的,一般茶展上,客戶都是邊品茶邊聊生意的。
3、人員。選擇合適的工作人員。相關的工作人員必須清楚產品,同時也清楚此次展會的目的。如果覺得帶上太多人成本太高,可以招聘兼職,一般找學生就可以了,當然,他們上崗之前要經過培訓。
給你個餐館的策劃書,希望有用吧關于設計又一家巴渝文化餐廳的策劃 創(chuàng)意:巴渝文化餐廳已成為目前重慶餐飲經營者建店的一種時尚,主要也是因為消費者同樣喜歡這種環(huán)境中用餐。
使消費者在吃的過程中了解一些當地的歷史知識,風俗文化是它的最大優(yōu)點。這種餐廳在短期內還不會被淘汰。
當然還必須看該餐廳在對文化挖掘的層次和深度。 重慶目前餐廳的現狀: 1、老牌餐廳:老四川、頤之時、小洞天、味苑等品牌餐廳已成為“國營企業(yè)”的代名詞,由于其不求上進和管理低下已處于淘汰的邊緣。
2、酒店餐廳:由于其“高門檻”的公眾形象和書本式的經營作風,已將大部分消費者拒之門外,除了大世界、揚子島、勁力酒店的餐廳外其他都慘淡經營。 3、民俗、文化酒樓:由于其獨特的店面設計和新穎的菜品,再加上價位的合理已成為目前市民消費的主力餐廳。
他們中的代表是:民俗——巴國布衣、陶然居、七十二行、菜根香;文化——菜香源(楊家坪店)、外婆橋(大都會店)、陸蓮興等。 綜上所述,要想快速成功,必須走民俗文化酒樓這條路。
具體策劃方案 一、場地選擇 1、幾大美食一條街 南方花園、南濱路、龍湖花園、直港大道、鳳天路等 2、主要各區(qū)的繁華地帶 解放碑、南坪區(qū)府、黃泥磅、沙坪壩文化館一帶等 3、所選樓層不得超過三樓(最好是二樓或一樓) 4、所選場地門口或周圍必須能停幾十輛車(停車場不算) 5、場租費用不得超過30元/平方米 二、店名 滿庭芳 和順坊 自然香 知味停車 六月雪 五味鮮 故鄉(xiāng)情 家鄉(xiāng)味 得月樓等 三、餐廳設計 1、整個餐廳設計體現巴渝文化風格,色彩采用比胡桃木顏色稍淺。巴渝文化的東西覆蓋全餐廳。
2、雖然是文化餐廳,但客用設備,尤其是衛(wèi)生間(洗手盆、坐便器、干手器、衛(wèi)生紙、)設備力求高檔。 3、餐椅、落臺、碗、碟、調羹、筷架、菜品盛器、衣服套、筷套、窗簾、桌布、口布、服裝、迎賓臺、水牌等必須定做,并有餐廳標志。
4、包房應有十五個以上(客人越來越喜歡在包房用餐),并采用全落地玻璃。地面使用目的板,墻壁留有專用傳菜孔,屋內配有內線電話。
豪華包房必須配有電視、沙發(fā)等設備) 5、大廳需能容下標準十人臺25張(并要扣除落臺和員工及顧客通過距離)。最好配有舞臺。
地面鋪防滑80厘米磚,頂棚使用暖色日光燈做主力光源(及節(jié)約電費又提高亮度)。 6、廁所鋪防滑地板磚,面積不能太小。
員工廁所與客用廁所分開。 7、廚房譜防滑地磚,火頭必須在10個左右。
內含涼菜房、小吃房、洗碗間、庫房、打荷房。廚房不得少于250平方米。
8、整個餐廳含有:銷售接待區(qū)(大班臺、沙發(fā))、吧臺(有足夠地方放酒水)、收銀臺庫房(2個)、辦公室、雜物間、更衣室、配電房、音控室等。 9、包房名:使用重慶十七道老城門命名或重慶老地名命名(包房內有對他們來歷的畫或照片)、或用活動包房名(如:王府、李府、趙府等),用餐時掛訂餐客人姓氏的牌子于門前)。
10、門匾采用木制招牌(燙金字)。 11、門旁或前廳設有“XXX序或賦”。
12、嘉賓留座牌全部用木刻。 13、包房過道掛有重慶食文化的畫框(重慶民謠、兒歌),大廳掛有本店特色菜的出處、典故。
14、廁所掛重慶言子或重慶歇后語的漫畫。 15、菜譜專門設計,本店名菜使用彩色照片,菜譜每頁都有印有“行酒令”。
四、投資費用預算(按2000平方米) 1、裝修:130萬 2、廚房設備:30萬 3、照明設備、空調(不采用中央空調)、衛(wèi)生間、辦公室、收銀臺:80萬 4、餐廳用具:30萬 5、前期廣告費、開業(yè)慶典:15萬 6、流動資金:50萬 總共資金準備:350萬(含不可預見費) 五、人員配置 1、廚房:50人 2、樓面(含后勤):70人 總經理:負責整個酒樓的經營 大堂經理:協(xié)助總經理,負責樓面的管理工作 銷售經理:協(xié)助總經理,負責酒樓的銷售工作 領班:負責樓面的片區(qū)管理工作 小組長:協(xié)助領班做好各再分片的細化工作 點菜員:專門為客人點菜、配菜、推薦菜 服務員:執(zhí)行為客人的服務工作 迎賓:迎接客人的到來、引領客人入座 傳菜員:負責將客人所點菜品分送到各所點桌席 泊車員:負責引領客人到店、并照看好用餐客人車輛 庫管員:負責庫房物品的管理和收發(fā)工作 收銀員:負責每天客人用餐的結算工作 吧員:負責酒水的發(fā)放和果盤制作 潔凈員:負責整個餐廳的清潔工作 采購員:負責整個酒樓物品的采買工作 美工:負責整個酒樓的宣傳工作 維修工:負責整個酒樓設備的正常運轉(含廚房設備) 辦公室主任:負責整個酒樓文件的打印、分發(fā)、會議記錄和辦公室日常工作 稽核:負責監(jiān)督和檢查收銀、吧臺、庫房的帳目核查工作 財務部:負責酒樓所有帳目的處理工作 六、盈虧預測 1、如果按每月營業(yè)額為60萬,費用控制在18萬,綜合毛利按50計算,每月可盈利12萬元,每年利潤為:144萬,收回投資期為:3年 2、如果按每月營業(yè)額為80萬,費用控制在24萬,綜合毛利按50計算,每月可盈利16萬元,每年利潤為:190萬,收回投資期為:2年 3、如果按每月營業(yè)額為100萬,費用控制在30萬,綜合毛利按50計算,每月可盈利20萬元,每年利潤為:240萬,收回投資期為。
某某牌茶葉的公關銷售策劃案
文字摘要:本案將深刻挖掘茶文化與人們日常生活習慣的關系,結合“邊城水戀”客戶群體特征,著力于緊密聯(lián)系“城市精英的第二居所”這一形象和水域特色,渲染“邊城水戀”所營造的懷戀、親和、宜心養(yǎng)性的文化氛圍,以增強推廣宣傳效果。
案首語:
茶文化在我國有著源遠流長的深厚涵義。宋朝著名詩人林逋有詩云:
石碾輕飛瑟瑟塵,
乳香烹出建溪春。
世間絕品人難識,
閑對茶經憶古人。
對于有著豐富生活閱歷的人來說,品茗聊天是笑談人生、抒發(fā)情懷的最佳休閑方式。秋涼時分,一壺清茶,沏出濃濃的感悟;一杯在握,芬芳繞指,便有了三日不絕的裊裊情思。自有“采菊東籬下,悠然見南山”的沖和恬淡。而在四川,飲茶更是古老巴蜀文化的一個重要內容,人們除了對飲茶有著天然的喜好之外,更倚賴茶文化所帶來的舒逸、親和、利于交流的良好氛圍。
綜上所述,本案將深刻挖掘茶文化與人們日常生活習慣的關系,結合“邊城水戀”客戶群體特征,著力于緊密聯(lián)系“城市精英的第二居所”這一形象和水域特色,渲染“邊城水戀”所營造的懷戀、親和、宜心養(yǎng)性的文化氛圍,以增強推廣宣傳效果。
一、活動擬訂目標:
u 全面展示樓盤形象,利用現有設施硬、軟件進一步貼合、吸引目標客戶群體
u 消除觀望性客戶在落單選擇上的疑慮,并于行銷推廣中不斷挖掘、增長目標客群,為二期銷售沖刺儲備富足的客源
u 加大力度豐富和提升“邊城水戀”的文化定位
u 實現十一月的營銷熱潮
二、活動執(zhí)行標準:
u 實現推廣的針對性、有效性、可執(zhí)行性和可見收效性
u 吸引市場關注,擴大社會效應
u 達到市場宣傳的口碑化效應,深化“邊城水戀”在消費者心中的文化影響力
u 最大合理性使用推廣資金,最大利潤化獲取市場收益
三、活動應用推廣語:
為你暖一壺茶,等你走遍天涯
四、活動執(zhí)行核心點:
整合項目資源優(yōu)勢,以本次活動的主要載體“茶文化”以及所營造的懷戀生活基調為磁場,針對性吸引目標客戶群來到現場,集中展示一期已呈現景觀,輔以利好性優(yōu)惠政策,達到營銷目標,并為二期開盤造勢。
五、活動企劃方案:
1、活動建議主題:“茶中歲月,水樣情懷——邊城水戀中國茶文化現場展示會”
2、建議執(zhí)行時間:11月16、17日
3、活動地點:“邊城水戀”項目現場
4、活動組織建議:
主辦:天祥房產
協(xié)辦:名茶、茶具經銷商及茶藝表演社團
5、活動現場:邊城水戀銷售大廳、樣板間、私家花園
6、活動邀請人士:
l四川省茶協(xié)領導
l民間知名茶文化研究人士
l知名茶藝表演社團
l“邊城水戀”業(yè)主、準業(yè)主、意向客戶及茶文化愛好者
l《成都商報》、《成都晚報》、成都經濟電視臺、四川電視臺等相關媒體人士
六、相關配合措施:
● 措施實施目標:
u 以情感觸動+利益激發(fā)帶動銷售熱潮
● 措施具體內容:
u 當日下定的客戶均可享受一定程度優(yōu)惠
u 前10位下定客戶可額外獲得由開發(fā)商贈送的裝修禮包
u 由業(yè)主或準業(yè)主介紹所達成購房的雙方均可享受免一定時間物管費的優(yōu)惠
u 二期已接受排號,當天排號客戶在正式購房時享有一定程度優(yōu)惠
七、活動具體內容及實施流程:
原發(fā)布者:ier473533283
茶葉營銷方案(一) 一、前言 中國有著幾千年的茶文化,喝茶已經成為了人們生活中的必備之事。然而消費者對茶的文化并沒有深入的了解。待人接客,以茶相待,已經成為了一種待客之道、處事之方。中國茶人崇尚一種妙合自然、超凡脫俗的生活方式,飲茶、泡茶也是如此。茶生于山野峰谷之間,泉出露在深壑巖罅之中,兩者皆孕育于青山秀谷,成為一種遠離塵囂、親近自然的象征。茶重潔性,泉貴清純,都是人們所追求的品位。人與大自然有割舍不斷的緣分。茗家瀹泉品茶所追求的是在寧靜淡泊、淳樸率直中尋求高遠的意境和“壺中真趣”,在淡中有濃、抱樸含真的泡茶過程中,無論對于茶與水,還是對于人和藝都是一種超凡的精神,是一種高層次的審美探求。對今天的人們來說,喝杯茶如此的講究,大都難以理解。那是因為中國古老的茶道形式和內容多已失傳,許多人甚至不知有中國茶道。而本產品是與中國的茶文化緊密相連,將產品與中國的文化接軌,表現出與其他茶的不同之處,由此來打開新的茶葉市場,帶動茶行業(yè)的發(fā)展。 二、營銷策劃的目的 打破行業(yè)內銷售茶葉的布局,如:鐵觀音、毛尖等,而是創(chuàng)造一種品牌來給消費者以全新的對茶的認識,喝茶不在是一種生活的習慣而上升到一種境界,一種品位。將茶葉與人的個性、品位結合在一起,打開一條新的銷售渠道,從而占領市場。 三、營銷環(huán)境分析 (一)中國茶葉現狀 1、茶葉作為中國傳統(tǒng)的飲品,消費者遍布全國上下各個階層 2、我國茶葉
這里可能有用的著的搜索西湖龍井
龍井茶是中國著名綠茶。產于浙江杭州西湖一帶,已有一千二百余年歷史。龍井茶色澤翠綠,香氣濃郁,甘醇爽口,形如雀舌,即有“色綠、香郁、味甘、形美”四絕的特點。龍井茶得名于龍井。龍井位于西湖之西翁家山的西北麓的龍井茶村。龍井茶因其產地不同,分為西湖龍井、錢塘龍井、越州龍井三種,除了西湖產區(qū)168平方公里的茶葉叫作西湖龍井外,其它兩地產的俗稱為浙江龍井茶。
[1]西湖龍井茶,因產于中國杭州西湖的龍井茶區(qū)而得名。中國十大名茶之一。欲把西湖比西子,從來佳茗似佳人。龍井既是地名,又是泉名和茶名。茶有“四絕”:色綠、香郁、味甘、形美。特級西湖龍井茶扁平光滑挺直,色澤嫩綠光潤,香氣鮮嫩清高,滋味鮮爽甘醇,葉底細嫩呈朵。清明節(jié)前采制的龍井茶簡稱明前龍井,美稱女兒紅,“院外風荷西子笑,明前龍井女兒紅?!边@優(yōu)美的句子如詩如畫,堪稱西湖龍井茶的絕妙寫真。集名山、名寺、名湖、名泉和名茶于一體,泡一杯龍井茶,喝出的卻是世所罕見的獨特而驕人的龍井茶文化。
設計流程 1. 對企業(yè)進行有針對性的市場調研 收集有關本項目的各種資料,包括文字、圖片以及錄像等活動資料。
對收集的資料分類編排,結集歸檔。 2. 制定詳細完整的會展策劃方案 確定會展的目標市場、會展的規(guī)模、展品的選擇,評估觀眾數量的多少和展覽面積的大小以及參展的費用預算。
3. 實施前的培訓 讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神,熟悉策劃方案要求,掌握實施方案的工作方法、步驟和技巧。 4. 印刷材料的設計制作 利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳,擴大企業(yè)的影響力,吸引更多的目標客戶。
5. 展臺的布置及展示 設備的調試安裝,展臺的人員配備。 6. 相關的會展服務 根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;根據參會人員的喜好,預定各種形式的餐會,推薦不同的用餐地點;根據參會人員的喜好,為其設計不同的休閑方式,設計專門的旅游線路,介紹下榻酒店附近的娛樂設施。
7. 做好對活動的評估 開好總結會,做好善后公關工作。 會展服務項目 視聽設備租賃,展示道具制作,展廳專賣裝潢,舞臺設計燈光表演,花草租賃,美工制作,拆裝運輸,大型倉儲,大型活動安排,禮儀,司儀,各地巡演,舞臺制作、租賃。
編輯本段會展籌劃細節(jié) (一) 邀請 不管什么樣的會議或者展覽,主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者,邀請的方式非常重要。
通常情況下,邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。 1. 信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。
通常的信息發(fā)布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等,有些還附送會議(展)企劃書,可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。 2. 回執(zhí)——對于主辦者來說,回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。
回執(zhí)收到后,通常需要統(tǒng)計(回執(zhí)單的設計非常重要,應當是合理且圓滿的,應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯(lián)系方式、預計到達目的地的時間、迎送要求等等)和確認回執(zhí)有效(通常以會務費用是否交納為標志),接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排,回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出。 3. 回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網絡或者電話均可。
回執(zhí)需要注意的是,如果會展課題允許,應該考慮到參與者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等,如果回執(zhí)清楚,那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認,需要發(fā)出確認通知。
同時發(fā)出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。 (二) 簽到與入住安排 如果是小型商務會議,簽到相對簡單,僅僅是名錄登記。
但如果是大型會議或者展覽,那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下,會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現混亂,必要的流程及準備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能,盡量使用電腦簽到。
一般情況下,簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項目設計得很周全,對于簽到及入住安排有很大幫助。
(三) 餐飲安排 一般而言,展覽不統(tǒng)一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外),會議通常統(tǒng)一安排餐飲。 餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。
類別有中式、西式及清真系列。 統(tǒng)一安排餐飲的會議,對于成本的控制非常重要,自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求),可以事先制訂餐標及餐譜,嚴格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬,特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。
圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有:開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。
需要提醒的是,會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況,不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐,可采取那桌夠人數那桌開席的做法,以保證就餐者的權益。
(四) 秘書服務 所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的,在預算時通常按類別籠統(tǒng)計算,不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。
如果通過代理公司操作,那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡人互相簽單認可,由雙方財務或者相關人員核定。
(五) 茶歇 。
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