明細(xì)分類賬是按照明細(xì)科目開設(shè)的用來分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),提供明細(xì)核算資料的分類賬戶。它所提供的有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的詳細(xì)資料,是對總分類賬所提總括核算資料的必要補(bǔ)充,同時(shí)也是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的依據(jù)。明細(xì)賬的格式應(yīng)根據(jù)各單位經(jīng)營業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和管理需要來確定。
明細(xì)分類賬格式有:“三欄式”
“三欄式”明細(xì)分類賬的賬頁格式同總分類賬的格式基本相同,它只設(shè)“借方”、“貸方”和“余額”三個(gè)金額欄。其適用于“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”等只需進(jìn)行金額核算的明細(xì)賬。
“多欄式”
“多欄式”明細(xì)賬的格式視管理需要而呈多種多樣,它在一張賬頁上,按照明細(xì)科目分設(shè)若干專欄,集中反映有關(guān)明細(xì)項(xiàng)目的核算資料。這種格式的明細(xì)賬適用于費(fèi)用成本、收入成果類的明細(xì)核算。如“生產(chǎn)成本明細(xì)賬”,它只設(shè)一欄借方,下按成本設(shè)置專欄,貸方發(fā)生額用紅字在有關(guān)專欄內(nèi)登記。
“橫線登記法”
“橫線登記法”明細(xì)賬是在賬頁的同一行內(nèi),逐筆逐項(xiàng)登記每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“借方”和與其相對應(yīng)的“貸方”。其適用于材料采購業(yè)務(wù)的付款和收料,備用金業(yè)務(wù)的支出和報(bào)銷收回等情況。
“數(shù)量金額式”
“數(shù)量金額式”明細(xì)分類賬 的賬頁,其基本結(jié)構(gòu)為“收入”、“發(fā)出”和“結(jié)存”三欄,在這些欄內(nèi)再分別設(shè)有“數(shù)量”、“單價(jià)”、“金額”等項(xiàng)目,以分別登記實(shí)物的數(shù)量和金額。這種格式的明細(xì)賬適用于既要進(jìn)行金額明細(xì)核算,又要進(jìn)行數(shù)量明細(xì)核算的財(cái)產(chǎn)物資項(xiàng)目。如“原材料”、“產(chǎn)成品”等賬戶的明細(xì)核算。它能提供各種財(cái)產(chǎn)物資收入、發(fā)出、結(jié)存等的數(shù)量和金額資料,便于開展業(yè)務(wù)和加強(qiáng)管理的需要。
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“壞賬準(zhǔn)備”是資產(chǎn)類會(huì)計(jì)科目,也是應(yīng)收帳款的備抵科目。 “壞帳準(zhǔn)備”雖然是一個(gè)資產(chǎn)類科目,但是由于其是另一資產(chǎn)類科目:應(yīng)收帳款的備抵科目,所謂的備抵就是“減去”的意思,正是由于是“減去”,壞帳準(zhǔn)備科目的借貸方的增減關(guān)系與一般資產(chǎn)類科目正好相反,即壞帳準(zhǔn)備的貸方為“增加”。
與此類似的還有“壞賬準(zhǔn)備”,“累計(jì)折舊”,“存貨跌價(jià)準(zhǔn)備”,“持有至到期投資減值準(zhǔn)備”,“長期股權(quán)投資減值準(zhǔn)備”,“未實(shí)現(xiàn)融資收益”,“固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備”,“累計(jì)攤銷”,“無形資產(chǎn)減值準(zhǔn)備”。
“材料成本差異”可能在借方,也可能在貸方。
整個(gè)登記的流程如下:
1.根據(jù)原始憑證的內(nèi)容,編制記賬憑證,即針對原始憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況確定借方什么科目,貸方什么科目,以及借貸方金額,即會(huì)計(jì)分錄。
2.根據(jù)記賬憑證(即會(huì)計(jì)分錄)的借貸方科目(包括一級(jí)科目、二級(jí)科目或者三級(jí)科目)和金額,依次登記到會(huì)計(jì)科目里面,其中登記到二級(jí)科目,則為登記明細(xì)賬,根據(jù)一級(jí)科目登記,則是登記總賬。
打個(gè)比方:借:銀行存款——工商銀行 500元,此時(shí)銀行存款是一級(jí)科目,工商銀行是二級(jí)科目(如有必要也可以設(shè)置三級(jí)科目,在工商銀行開立了多個(gè)賬戶,三級(jí)科目可以是賬號(hào))。登記明細(xì)賬時(shí),是將500元登記在工商銀行的賬本中,明細(xì)賬用來與銀行對賬之用。登記總賬時(shí),是將500元登記到銀行存款賬戶(也可以每3、5、10天登記一下余額到總賬),總賬賬戶余額是為了出報(bào)表之用。
記賬流程
第一步就是看單,也就是要看懂原始單據(jù),原始單據(jù)也叫原始憑證,一般是用來了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的。
第二步登記日記賬,銀行存款和現(xiàn)金一般只登記日記賬,其實(shí)日記賬也是明細(xì)賬的一種,一般是由出納登記。
第三步登記明細(xì)賬,一般我們按往來戶分明細(xì)。
第四步登記總賬和報(bào)表
首先,我們要利用丁字形賬戶把每個(gè)科目的發(fā)生額匯總,匯總的工作屬于會(huì)計(jì)的一部分,但不必要登記到賬簿,一般是在草稿紙上進(jìn)行的。根據(jù)丁字形賬戶匯總的發(fā)生額,編制科目發(fā)生額匯總表??颇堪l(fā)生額匯總表的借貸方發(fā)生額要相等。
然后根據(jù)上面的科目發(fā)生額匯總表登記總賬。一個(gè)科目一個(gè)科目地來登記,即把上面的科目借方發(fā)生額合計(jì)登記在借方,貸方發(fā)生額合計(jì)登記在貸方。
最后做資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表。
具體需要的賬簿有:
1. 10本會(huì)計(jì)憑證:3本收款憑證、3本付款憑證、4本轉(zhuǎn)賬憑證;
2. 現(xiàn)金日記賬1本、銀行存款日記賬一本;
3. 數(shù)量金額式明細(xì)賬2本、借方多欄式明細(xì)賬1本、貸方多欄式明細(xì)賬1本、借方貸方多欄式明細(xì)賬1本、三欄式明細(xì)賬1本;
4. 總分類賬1本;
5. 資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表各1本;
6. 檔案盒1個(gè)、膠水1瓶、訂書機(jī)1個(gè)、回型針1盒。
三欄式明細(xì)賬適用于只需登記金額的債權(quán)債務(wù),應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款。
數(shù)量金額式明細(xì)賬一般用于登記原材料、庫存商品,因?yàn)檫@些存貨科目與應(yīng)收應(yīng)付不一樣,你不僅要登記金額,還要登記數(shù)量。
借方多欄式主要用于費(fèi)用明細(xì)賬,如生產(chǎn)成本、制造費(fèi)用、管理費(fèi)用;貸方多欄式主要用于收入明細(xì)賬,如主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入;而借方貸方多欄式一般用于應(yīng)交稅金(增值稅)明細(xì)賬、本年利潤。
一、第一本賬就是總賬,所有的會(huì)計(jì)科目都要在這里體現(xiàn)
一般有現(xiàn)金、銀行存款、應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)付賬款、原材料、庫存商品、固定資產(chǎn)、累計(jì)折舊、無形資產(chǎn)、短期借款、實(shí)收資本、資本公積、盈余公積、未分配利潤、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、銷售費(fèi)用等科目。把這些科目都登記在總賬中,盡量多留點(diǎn)空白頁,少了以后可以再補(bǔ),科目的順序最好是按報(bào)表的順序來,這樣以后好登記報(bào)表。
二、然后,建立現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。這兩本賬是每個(gè)企業(yè)都必不可少的,銀行存款按不同的銀行賬戶設(shè)明細(xì)科目,如:基本戶、納稅戶或者是工行、建行等。
三、接下來就是往來賬
每個(gè)科目根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立明細(xì),如應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款按客戶設(shè)明細(xì)科目,如:xxx(客戶簡稱),應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款按供應(yīng)商設(shè)明細(xì)科目,其他應(yīng)收款各單位情況不一樣,其他應(yīng)付款一般按大類設(shè)二級(jí)明細(xì),如:社保、公積金等,再按人名或單位設(shè)三級(jí)明細(xì)。
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